Baustellenleiterin
© Stefan Klübert | FEMNET

Nachweisfragebögen: Nachhaltigkeitskriterien wirkungsvoll verankern

Die Fülle an Nachhaltigkeitskriterien, die öffentliche Auftraggeber*innen fordern können, ist komplex geworden. Nachweisfragebögen bieten Formulierungen für Kriterien und passend zugeordnete Nachweise, sodass Sie diese in Ihre Textilausschreibungen übernehmen können. Die neueste Version hat FEMNET 2023 mit der Stadt Trier entwickelt.

Praxistipp: Bietende informieren

Wir empfehlen Ihnen, mit den Ausschreibungsunterlagen ein erklärendes Informationsblatt über die Nachhaltigkeitskriterien zu veröffentlichen (z.B. worauf sie sich beziehen, wie sie gewertet werden oder für welche Lose/Produktgruppen sie gelten). So wissen bietende Unternehmen besser, wie sie damit umgehen müssen. Beispiele finden Sie im Kompass Nachhaltigkeit oder im Online-Tool Nachweisfragebogen-Generator.

Seit 2015 entwickelt FEMNET die praxiserprobten Fragebögen in Kooperation mit Kommunen immer weiter. Der große Vorteil: Sie schaffen Transparenz, indem vorab definiert wird, welche Gütezeichen und alternativen Nachweise bietende Unternehmen einreichen dürfen. Das erleichtert auch die spätere Prüfung im Rahmen der Wertung. Alle Vorlagen wurden juristisch geprüft.

Nachweisfragebögen können als einfache Fragenkataloge oder als interaktive, digitale Tabelle in die Ausschreibungsunterlagen integriert werden. Je nachdem, wie gut die Marktverfügbarkeit für die jeweilige Produktgruppe bereits ist (Martkrecherche!), werden sie verpflichtend im Leistungsverzeichnis oder optional im Zuschlag verankert. Die digitale Version erleichtert die spätere Prüfung und Wertung der eingereichten Nachweise, da diese strukturiert abgebildet werden (siehe unten).

Inhalte der Nachweisfragebögen

Die Inhalte der Fragebögen variieren je nach Schwerpunktsetzung der ausschreibenden Kommunen. Sie können diese komplett (alle Fragen) oder auszugsweise (z.B. nur ausgewählte Einzelfragen, z.B. zu Existenzlöhnen oder Beschwerdemechanismen) für Ihre eigenen Ausschreibungen nutzen. Auch eine Kombination von Kriterien ist möglich. Bitte beachten Sie jedoch, dass aktuellere Vorlagen auch aktuellere Standardversionen von Gütezeichen berücksichtigen, die in älteren Vorlagen ggf. noch nicht enthalten sind. Wir empfehlen, immer die aktuellste Version des jeweiligen Kriteriums zu nutzen.

Die neueste Version hat FEMNET Ende 2023 im Rahmen eines Pilotprojektes mit der Stadt Trier entwickelt. 2024 wird er durch die Stadt Karlsruhe erstmals in der Praxis eingesetzt. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige Hintergründe zu den enthaltenen Kriterien vor. Zum Download finden Sie untenstehend eine Übersicht über bisherige Nachweisfragebögen und über alle Kriterien in den neuesten Vorlagen (von 2023 und 2022).

 

Kostenloses Tool: Nachweisfragebogen-Generator

In der digitalen Version werden alle Nachweisfragebögen eines Verfahrens in einem Tabellendokument gesammelt. Bietende Unternehmen müssen die ausgefüllte Tabelle zusammen mit ihrem Angebot einreichen. Die Kommunalunternehmen EBK und TBK der Stadt Konstanz haben eine solche digitale Tabelle 2022 erfolgreich in der Praxis eingesetzt.

Bei der Erstellung solcher Tabellen unterstützt Sie das das kostenfreie Tool „Nachweisfragebogen-Generator" im Login Bereich MeinKompass  (zu finden unter dem Menüpunkt „Nachweisführung“) innerhalb der Plattform Kompass Nachhaltigkeit. Dort können Sie zunächst Ihre Kriterien zusammenstellen (aus Vorlagen oder durch händische Eingaben) und diese dann per Knopfdruck und ohne Excel-Kenntnisse in eine interaktive Tabelle exportieren. Die beiden oben genannte Nachweisfragebögen aus den Jahren 2023 und 2022 sind dort als Vorlagen hinterlegt. Bitte beachten Sie bei der Nutzung die beigefügten Hinweistexte. Bei der Nutzung des Tools unterstützt Sie eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung (PDF).

Warum lohnen sich Nachweisfragebögen?

Mithilfe dieser Vorlagen können Sie ambitionierte Nachhaltigkeitskriterien in Ihren Vergabeverfahren verankern und senden ein klares Signal an den Markt, dass Ihnen faire und ökologische Kriterien in der Produktion wichtig sind. So tragen Sie dazu bei, dass sich der Markt künftig stärker in diese Richtung entwickelt. Bei den Nachweisfragebögen handelt es sich um sog. „qualifizierte Eigenerklärungen“, die deutlich glaubwürdiger sind als die vergaberechtlich noch immer zulässigen „einfachen Eigenerklärungen“: Statt die Einhaltung von Nachhaltigkeitskriterien nur zuzusichern, müssen die Unternehmen darlegen, wie sie diese konkret umsetzen. Zudem erleichtern Sie auch Unternehmen, die (noch) keine Gütezeichen vorweisen können, den Zugang zum Verfahren – Sie können also potenziell mehr Angebote erhalten und stärken den Wettbewerb.

Schließlich geht es bei der nachhaltigen Beschaffung letztlich nicht darum, einzelne Gütezeichen und Siegel zu fördern, sondern darum, globale Lieferketten nachhaltiger zu gestalten!

Downloads & Links

Die Weiterentwicklung des Nachweisfragebogens war Teil des Projektes „Beschaffung fairändern“. Gefördert wurde das Projekt durch Engagement Global mit ihrer Servicestelle Kommunen in der Einen Welt mit Mitteln des BMZ. Unterstützt wurde es durch Fairtrade Deutschland.

 

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